前に記事でデスクトップの画面を見れば使っている人が何となく分かるというような事を書きました。今回はその続編というか、新しい職場にかわった、私の使用しているパソコンについて書こうと思います。
仕事先は同じなので、使用しているノートパソコンも同じです。（前使用者はおばさん）
入っているソフト関係ももちろん同じなんですが、なにしろ使いにくい。それは仕事で使うファイルの整理整頓が出来ていないから探すだけで手間がかかる。
場所は変わっても同じ職務、同じ内容なので書類も統一されているし、使っているソフトもオフィスで同じ環境です。
しかし、ファイルの置き場所が滅茶苦茶じゃぁないですか。
パソコンが好きな人、どうでもいい人、仕方なく使っている人、様々なんでしょうが、人事異動も考慮に入れて次の人の事も考えた作りにしておいて欲しいところです。特に一つの場所に長く在籍した人ほど、自分だけ分かれば良いというディレクトリ構成は勘弁して欲しいものです。
とりあえず今回は事務職としてのPC整理整頓についてまとめてみました。
先ずは・・・・・
ダメ・ダメ事務員のPC内部状況の特徴
■年度・項目別にディレクトリが作られていない
■適当に作ったファイルがルートにそのまま放置されている
■ファイル・ホルダー名が適当
■デスクトップにファイルが沢山
■何でもエクセルとワード
■不要なファイルを削除したり整理したことがない
■保存は何でもUSBメモリ
パソコンを見れば、扱っている人の脳の構造が見えるという文章を読んだ事がありますが、まさにその通りです。整理が出来ない人は、全体的にだらしない性格や適当な人が多い。もちろんすべてではありませんが、事務職としては向いていないタイプなのかも知れません。
特に注意が必要なのは、パソコンに疎い女性と自称パソコンが出来る人です。
なぜ注意が必要なのか？
それは、最初に書いたように、次の人の事や周りの人を考慮にいれたファイル構造が考えられないからです。家で自分が使っているパソコンと同様のファイル構造で使用してしまい、それが当たり前のように思っている。こちらが指摘しても理解できない。
何が大事で、何が要らないのかが分からない。
ファイルでも沢山の人が共通して見る、使うファイルや個人的なファイルなど種類が沢山ある中で、そのファイルを選別することができない。
こういう環境であれば、誰かしらがシステム的に整理整頓をしなくてはなりません。
もちろん、ファイルサーバーを設け、ルールを作ってしまうのが一番なのですが、こういう人達にはネットワークで繋がったサーバーとのファイル共有の意味合い自体を理解させるのに苦労します。あえて、指示した内容でディレクトリ構成を保ち、整理できるかどうかを確認しなくてはなりません。
■誰でもわかる構造するようにする事が大事
結局は、誰にでも分かり易いファイル構造を作り上げる事が目標です。
そう考えると、個人的な名称のホルダーが良いのかどうかという事になりますが、部、課単位で担当者が集まり、構造、名称などの共通理解をするための協議も必要だと思います。
■パソコンを複数の人が共通した使い方ができる組織は少ない
パソコンを仕事で使うのが当たり前にになって久しいですが、ネットワークで繋がり、ファイルも共有するのが普通になった今でも、自分だけの使い方しか出来ない人が多く存在します。最低限のルールを作り、無駄な時間（ファイルを探したり）が無くなる様にしたいものです。