仕事先では、この春に新しくパソコンを入れ替えた事をブログに書きました。
新しく購入したPCはhp製でCPUは15でメモリは8GB,VGAがGeforce、OSがwindows8.1-64bitです。
仕事で使う分には充分なスペックです。
そして古いパソコンであるVAIOは捨てずにXPからCentOS5にOSを入れ替え、Sambaサーバーで課の5名とファイル共有をしています。その内4名が女性でパソコンはWordとExcelで書類を作ったり、デジカメで写真を撮ったファイルで広報用の資料を作成する程度なのですが、どうもこのファイルサーバーを使ったネットワークという意味が理解されていませんでした。
(c) .foto project
これは一概に彼女たち全てが悪い訳ではなくて、そのようにLocal-Netを組んだ私の責任でもあります。彼女達の仕事ぶりを見ていると、使い方がスタンドアロンのパソコンから抜け出しておらず、使用するファイルを共有する利点やAccessなどでデータベースを共有する利点なども理解されておりませんでした。これは女性に限らず、小さな会社やPCに疎い人達の集まりであれば仕方無い事です。
そこで彼女達にどのようにネットワークで繋がったパソコンが良いのか、そして仕事でどのように活用すると便利になるかのかを考えて、啓蒙する事にしました。彼女達というのは、子供が居たり、もう60歳近い人もいます。頭が固くなりつつある人達にどのように教えたら良いのか？
ネットワークの知識から（例えばIPアドレスやDNSなど）教えてあげるのが一番ですが、これは逆効果（難しくさせてしまう）と思い、そういう見えない部分はそれで良しとして、簡単にPCの共有を扱えるように、個々のパソコンに「ネットワークドライブを割り当て」をして、簡単にwindowsからCentOSのSambaファイルダーを開けるように設定をしました。ドライブはZドライブとしました。そしてそのフォルダーの中に全員共有するファイルのみを格納する課共有フォルダーと各個人のフォルダーを作成しました。個人と言っても、誰からでもアクセス出来るShare型フォルダーとしました。
これでファイル共有の段取りはOKとしました。
そして、httpd（Apache）をサービスとし起動させて、CGIの掲示板（Localのみ）を作り、仕事上の連絡や休みの予定、居ない場合の対応など書き込みをさせるようにしました。これによって、毎日必ず、この掲示板を見て、周りの人から連絡事項や書類作成の依頼などあるかどうか確認するというルーティンが出来ました。これは慣れるように仕事だけの使い方では無く、ちょっとした面白い話や情報も書いて良いという風に皆さんに伝えました。
データベース（Access）については、各個人がおのおのファイルを自分だけのパソコンに入れておいても意味が無い（更新が共有できない）ので、ファイルサーバーにDBというフォルダーを追加作成して、使用しているAccessDBを全て一箇所に集め、ショートカットを各個人のデスクトップに配置させました。このDBについては、お客の住所録など含め、必要な時に使い、変更があった場合には、受けた人が更新するという決まりを作りました。
その後、各個人のSambaサーバーの共有フォルダーを確認したところ、適当にファイルを入れてあるだけのような事が見受けられたので、フォルダーの階層を時系列（年度別）にし、その中を仕事別に分けさせるようにさせました。これを行なう事によって、ファイルを保存しておく期間（例えば3年とか）を決めておけば、3年過ぎた場合のファイルは容易に削除する事ができます。HDDの容量が大きければそこまで対処する事はありませんが、共有で使う決まり事として、3～5年間保管しておけば充分と考えました。
捨ててはいけないファイルについては、新しく「常用」というフォルダーを作り、3～5年を経過しても廃棄しないファイルを入れておくという事にしました。これはデジカメの写真や定期的に使用するWordやExcelの雛形ファイルなどが適用されます。
この体制で5月の連休前に課内の全員に概要をお伝えして現在に至っていますが、ここ半月程でようやく使い方が分かってきたようです。自分也に不要なファイルや共有すべきファイルも理解され始めたりと、年齢関係無く「やれば出来るんだ！」という印象を受けました。半年ほど使った上で、この仕組み（ネットワークの知識）を説明すれば、その時には理解され易いと思っています。
先ずはファイルサーバーの決まり事を作るべきです。
そして、難しい説明を避けて使用させながら理解してもらう事が大事です。